精细化·《超级工作整理术》连载十
日期：2013-08-20 来源：《超级工作整理术》
连载十 处理完文件要及时归档
周一的早上，晓军刚开始一天的工作，老板就匆匆走过来，向晓军要他们最近刚做完的一个项目的总结报告。晓军一听，觉得自己表现的机会来了。“没问题，李总，我这就给您找……我上周五还对格式做了点调整呢……”晓军一边说，一边在电脑上找起来。
老板所要的项目报告，是晓军所在部门近期的一项重要工作，原本应该由部门的负责人张经理向老板汇报，但是张经理临时有任务出差在外，而周一的例会需要讨论相关事宜。晓军平时的汇报对象并不是老板，所以，这是个很好的让老板注意自己的机会，难怪晓军如此积极。
然而，1分钟过去了，2分钟过去了……
“你这到底有没有啊？”老板忍不住问了。
“肯定有，我前两天还改过的呢，您再等等。”
又是几分钟过去了。
“算了，别找了。来不及了，我得开会去了。”老板终于等不及，略有些生气，扭头就走了。
不知道这样的情况在你身上是否曾经发生过？最新做的方案忘了保存在哪里，又或者别人需要的信息总是找不到，既浪费了时间，又错过了机会。
想象一下，每当别人问起某事时，你微笑着，从容地在电脑中找出文件，快速给出答案，这是多么有效率而又表现自己能力的机会啊。可见，处理完的文档及时归档，是多么重要的工作一环，也是重要的整理一环。
处理完后还原，使用过后归档，这是整理术对普通职场人提出的基本要求。
当你从同事、客户发来的电子邮件里接收到一个文件时，很容易就想把它暂时放起来。也许你当时心里还在想：嗯，看起来蛮有意思的，等我有了时间，我再来详细看。甚至，连下载都不下载，直接留在收件箱里。结果可想而知，这样的邮件越积越多，当你发现已经有成百上千封这样的“历史邮件”需要你处理时，你根本不可能抽出时间来重新整理。
每一个普通的工作日，我们都要处理各种文件、报告、图表，这些文件如同潮水一般从各个地方涌来，一旦处理不及时，我们就会被拍倒在“无尽头的任务沙滩上”。所以，及时将处理完的文件归档，对于日常工作来说非常必要。
实物文件也需要及时归档或归位。这需要我们像孩子在学校学的那样，规定好物品的摆放位置，使用完之后一定要马上把物品归放原位。当然，这就要求我们对自己物品的摆放有一套严格遵守的规则。比如办公桌左前侧摆放的是工作相关的文件，而右前侧摆放的是工作所需的工具。规则定好之后，切不可随意破坏，否则过不了两天，你的办公桌面又会乱作一团。
无形的信息也是如此，不管是电脑中的文档，还是手机中的短信，甚至邮箱中的邮件，使用完毕应及时整理，无用的删除，有用的归档，这应当成为伴随我们终身的好习惯。
及时归档，还需要注意千万别留恋一些不必要的文件，要勇于放弃和舍得。只需要花一点时间来浏览一下内容，确定其与工作有关再保存。无关的文件-一律“杀无赦”。