精细化·《超级工作整理术》连载八
日期：2013-08-08 来源：《超级工作整理术》
连载八 按部就班：减少“意外”的特殊情况
越是重要的事情，越是难做的事情，就越需要做计划。工作计划就是把任务拆解，具体地分配到每一天的工作中。拆解得越细就越容易完成。剩下的就要看你的执行力了，只要你按部就班地去做，根本没有什么“计划不如变化快”这种看似很有道理的自欺欺人之说。只有水到渠成，梦想才能成真。
但是，我们也总说“计划没有变化快”，殊不知，这“意外”很多时候反而成为我们拖延的借口。工作整理术，就是要减少工作中的这种“意外”。
有时我们的确会遇到一些“意外情况”，以至于我们不得不在计划上做些小的调整，但是所谓的“意外情况”是不会天天出现的（因为天天发生的“意外情况”也就不能叫“意外”了，然而不是意外的事情，又是完全可以在计划的时候把它的因素考虑进去的）。
任务整理术的一项重要任务，就是避免或减少“意外”情况的出现。工作过度而吃力的真正原因通常是没有计划。没有计划，你很可能被一些不在计划之内的事缠住，而该做的事做不完。如果你每天有计划，那么你在每刻钟之内，都应当知道要做什么事。
计划不是一蹴而就的，任何人也没有料事如神的本事，它是一个由宏观到微观、由粗到细逐渐分解逐渐细化的过程。开始，它可能只会告诉你要做哪几件事（里程碑），后来逐渐告诉你每件事有哪些活动（目标分解），然后再告诉你每项活动应该怎么去做（具体工作流程）。
将每一天分解成几个部分。时间计划有时会使人们受挫。而且“时间计划”这个词听起来也很正式，所以我们用“工作效率”取而代之，这样听起来更顺耳一些。时间计划是计划你的日工作效率，这样才能充分有效地利用你的每一天，让你在每一时刻内都去做富有成效的事情。
此外，安排好所有重要的家庭、社会活动，记下重要的日期，例如家庭成员的生日、重要用户的周年纪念日等。只有把大的事项分解为每周操作的、每天可做的任务，你才不会被大量的工作所压倒。
坚持一边工作一边做准确的记录。工作也许非常忙碌，让人心力交瘁，但是不管有多忙，都不要等到这一天结束时才填写日志，否则有些事情就会被遗漏掉。尤其是电话号码、名字、地址及你将来需要的重要内容，这些琐碎的信息稍不留神就被忘得一干二净，下次想起来往往不知从何寻找了。因此，养成随时作记录的习惯对你的事业是有帮助的。
每天结束时回顾一下当日发生的事情。例如回想你这一日成功的关键和失败的地方，哪个地方下次能够做得更好。再如谁帮助你摆脱了困境，谁妨碍了事情的进展，整体情况进展如何，具体情况怎么样等。
当遇到上级布置阶段工作计划的任务时，不要把这项工作当做是交差了事的例行事项，而是应当抓住这个机会，重新检视自己的职场生涯规划。对主管而言，你是在设定明年预计达成的工作目标，对自己而言，你是在设定自我突破的计划。
同时，我们还要避免工作计划流于形式，这就要求我们注意以下几点：
（1）目标数字化。只有形容词的空泛目标是没有意义的，所以要把工作计划的目标与内容数字化，例如时间化、数量化、金额化。
（2）行动具体化。有了数字化的工作目标，还要附带有效的执行计划。
（3）包含自己的成长计划。你应该同时研拟年度的自我学习及成长计划，使之与工作相辅相成。
（4）与主管面对面沟通。不要只用电子邮件把工作计划传送给主管。这样，你可以透过主管的表情与肢体动作，更清楚地了解主管对你的各项目工作计划的看法。
做工作计划，按计划工作。计划和变化本来就是相辅相成的，没有计划，变化从何谈起？有变化则恰恰证明了计划的重要性。“计划赶不上变化”是因为计划做得不够周全。