精细化·《超级工作整理术》连载七
日期：2013-08-08 来源：《超级工作整理术》
连载七 清单革命：如何应付越来越复杂的工作
随着社会的进步，我们的工作也越来越复杂，压力也越来越大。面对工作和压力，人们习惯于列一个任务清单，来规划自己的工作和时间。但是，随着工作压力的加大，你的任务清单也会慢慢失去控制。
要知道，一个没有组织、没有重点的任务清单，还不如没有的好。因为一个稀松、堆砌的任务清单会耗费你大量的精力，让你做出许多无用的努力，反而可能会加大你的压力。如果你没有计划，没有什么任务清单，你首先要做的肯定是你认为最紧急的事情，也许它并不能减轻你的压力，但是很简单，做完第一要紧的，就会去做第二要紧的，一步步来，简洁干净。如果你有一个堆砌的毫无章法的任务清单，它会让你感到越来越困惑，没有轻重缓急，也没有主次之分，却会通过各种不完整的、没有头绪的事情分散你的精力与时间，反而降低你的工作效率。所以，面对越来越复杂的工作，进行一次“清单革命”，就显得尤为重要。是时候密切注意你的任务清单，做些修剪了。
修剪的前提是，我们要知道，任务清单是用来做什么的。可能有人会说，就是将我要做的事情列出来啊。这是不完整的定义，因为它并没有定义任务列表的边界和范围。
首先，你的任务清单并不是你的愿望清单，不要单纯地想到要做什么就都列上去。三思而后行，才是任务清单的开始，要知道，任务清单上的事情是必须要完成的。你希望鸟语花香、世界和平，这只是你的愿望，并不是任务。如果非要进行这件事的话，就要将它具体化，比如说周六买花籽、种花；周日参加某组织的活动，呼吁和平等，这才是应该列在你任务清单上的事情。
其次，你的任务清单上的事情一定要明确，不能模棱两可。比如“打扫卫生”、“有关电脑的事”、“给某某打电话”等，这些任务都是模糊的、不清楚的，不容易转化成行动的。如果你临时请假了，你的同事接管你的任务后，就很容易误解，不明白究竟要打扫哪里的卫生？有关电脑的什么事情？给某某打电话说什么？所以，一定不要仅仅依赖你的大脑记忆去填写你的任务清单，必须将任务完完整整、明确地列在表格上。即使你的记忆力很好，但如果每次查看列表时你都需要花费一点时间来回想具体的事情，就会产生不必要的时间浪费，同时接手后也会感到莫名其妙。你的任务清单应该记录的是以明确清楚的方式直接行动的任务，比如，打扫会议室、整理电脑程序、安装杀毒软件、给某某打电话咨询商品报价等，这样的一个清晰的任务清单放在这里，即使你不在，你的同事也可以照表帮你完成。
第三，你的清单上的任务应该是重要并且紧急的，不应该是不要紧的事情，比如去健身房锻炼身体、喝八杯水等。要知道，任务清单并不是用来激发动力的，不要为了核对就把那些非常简单的、习惯性的事情列在上面。锻炼身体和喝水虽然也很重要，但是它并不是每天严格的任务，列这些上去只会冲淡任务清单的重要性。
当然，你的任务清单也并不是任务的“坟墓”，不要把任务一直放在清单里消磨到死。如果有个任务在你的清单里面已经延误了，一直也没有完成，而你也没有因此被解雇或者降薪，那你也不必为此一直感到内疚，那可能是因为这个任务不重要或者不紧急。没有人有足够的时间去把所有的事情都完成，如果任务过期了，可以尝试将它移出清单。但是并不是你就有理由完全将那些过期的任务都划掉不去完成，而是你要清楚地明白什么是重要的，什么是不值得你花精力和时间去耗费的。
试着浏览一下你的任务清单，是不是存在简单的、习惯性的任务？还是存在模棱两可的任务？抑或是你的愿望清单？如果存在，那就毫不犹豫地删掉吧！花些精力来进行一下“清单革命”，确保你的任务都是重要的，该投入精力的，因为只有这样才能更好地应对越来越复杂的工作。要知道，任务清单并不是一个简简单单的列表，而是你对自己要完成的事情做一个有效率的个人的承诺。