精细化·《超级工作整理术》连载六
日期：2013-08-08 来源：《超级工作整理术》
连载六 工作布局：效率是整理出来的
在办公室中，经常会听到一种抱怨：“只要我有更多的时间，我就会……”我们倾力追求的，不外乎事业、家庭、金钱、假期、爱好、教育等，那么，如何才能把各方面都照顾到呢？很多人的回答是：“我需要更多的时间！”
前面一章已经论述过，不管我们从事什么工作，时间都是我们最重要的资源，当面临工作与生活中的一切，比如我们的计划、铺排的对象等，我们就不得不意识到一个严峻的事实：我们到底有多少时间可以闲置或浪费？我们该如何提高自己的效率？
与空间及时间的整理一样，利用整理术，我们可以把工作的内容也整理出来。只有这样，才能不让自己卷入忙碌的工作，而是成为一个积极工作、快乐生活的主导者。
所以，当面对大量的工作时，我们需要为即将要做的工作做好计划，而从整理术的角度看，这种任务的计划，其实就是一种布局。比如，把重要、紧急的工作放在这一部分，次要的、不紧急的放在那一部分；创造性的工作内容应当如何分配，而协同性的工作，又应当如何安排？
在做工作计划之前，首先将任务分类，像整理办公桌面一样，规定好各个区域后将物品分类摆放，工作和任务也应分类，从大的特征来划分，日常工作可以分为操作类和思考类两大类，根据这不同的分类，可以给不同的时间段安排不同种类的工作。
至于如何划分时间段，这没有定论，根据自己的工作特点划分即可，比如有的人上午比较容易集中精力，那就尽量把思考类的工作放在上午；而有的人整个白天都不容易集中精力，那么就可以把思考类的工作放在晚上，白天主要从事操作类的工作。
要提高工作效率，我们就要按照时间的阶段特征来布置工作的内容。
志翔在某4A广告公司工作已两年，在这两年的时间里，他几乎天天加班，甚至都没回家过年。作为一名积极向上的好员工，他在公司受到了大家的尊敬，但是，当他的主管往上晋升，在志翔看来接任者非他莫属的时候，新的主管却出现了-与他同时进公司的晓宇抢了先机，因为在两个人各方面条件都差不多的情况下，晓宇读了一个知名大学的整合营销课程。
对此，志翔既苦恼又不解，同样在高强度的工作压力之下，每年都回两次家的晓宇是如何在保证自己工作的同时，还能读下一个业余进修课程呢？
后来，志翔找到我，我问了他三个问题：“工作之余，你有没有给家庭留时间？有没有给健康留时间？有没有给学习留时间？”
志翔抱怨说：“我已经把所有的时间投到工作中了，哪里还能有时间关注这些方面的事情？”
志翔的状况也代表了相当一部分职场中的年轻人的状况，他的问题就在于没有对工作任务进行布局，如果所有的时间段都留给一类任务，工作效率其实是不升反降的。这就好比把一类型的物品撒满桌面，我们找这一类物品时也许容易了一些，但整体工作效率一定下降，因为其他类型的物品就看不到了。
任务的安排也是这样，我们不能只为一类任务安排时间，这样人很容易因为重复、反复而且相同的工作而产生厌倦，甚至反感，即使自己并未发觉有反感，也会因为长期处于同一种状态而失去对自己的调整机会，这必定会为长远的职业发展埋下隐患。
所以，我们在进行工作或任务布局的时候，一定要给以下方面的工作留时间和空间。
★关爱家庭。因为工作而将家庭置之不顾或者顾不上的人确实很多，然而，不管你的发展如何，家庭始终是个人发展的最坚强后盾，也是事业和追求的支柱。
★锻炼身体。我们常说，身体是革命的本钱。无疑，良好的身体状态不仅是长久发展的基础，也是高效工作的保障，所以，我们不管多么忙，都要锻炼身体，给健康留下时间和空间，做好整体的任务布局。在我身边，不乏这方面的反例，很多朋友原本计划周末爬山，但每到周五晚上，一想到辛苦了一周，就决定放弃第二天的爬山计划，而选择在家休息。
★人脉维护。人际关系是需要维护的，我们不能总是等到有需要时，再来寻找和拓展人际关系。所以，我们也要为平时的人脉维护留时间，为以后的发展打基础。
★适时放松与自我鼓励。过一段时间，或者完成一阶段的工作，我们都可以奖励自己出去旅游一次，或者在当地参加一些休闲娱乐活动。这些自我奖励，如同长跑途中的一些小奖赏，能使你不断获得动力。
★留有计划外的时间。在计划时间上，很重要的一步是不要过分安排自己的事情。如果把一天的时间都安排得满满的，没有一点空闲，那么，一旦出现一种不可预料的危机或机遇，整个日程将被打乱。
★学习与总结。每一天结束时，回顾一下当天发生的事情。回想你成功的关键和失败的地方，哪个地方下次能够做得更好？谁帮助你摆脱了困境，谁妨碍了事情的进展？除此之外，我们最重要的任务，就是总结每天、每阶段的任务，为下次同类的活动作准备。而这些，同样需要时间。