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　　连载二  公文包里常检查，保证只留必需品

 

　　我们常说，包中物品反映主人的性格。这句话一点不假。

 

　　平时的“随身包”是一个人家和房间的缩影，而工作中常用的公文包，则是一个人工作环境和工作态度的缩影。

 

　　家里干净整洁、办公环境有条理、工作高效的人，其公文包一定也会整理得整洁而有条理。

 

　　前些天，一家出版商的发行负责人宋先生应约前来，就一些合作事项进行细谈，当洽谈进行得顺顺利利，双方即将约定下一步工作开展计划时，宋先生开始在他的包里找笔记本，以记录一些重要的谈话内容。然而，宋先生的额头很快渗出了汗水，因为他把包翻了好几遍，也没找出笔记本或者一张白纸来。

 

　　这一细节虽然没有影响双方合作的大局，但还是给我和我的朋友留下了不好的印象：这么重要的合作，要是交到一个做事不细心、没有计划也没有条理的人手里，难免会出一些问题。

 

　　亲爱的读者朋友，你多长时间整理一次你的公文包？不要不以为然，小处见真章，细节决定成败。善于整理的人，平时携带的东西会非常精简，而且不会出现关键时刻找不到东西的尴尬。他们有极强的“预测”能力，知道未来一天会出现什么问题，并提前把需要的资料、材料准备好，并整齐地放在公文包里面。

 

　　当然，这种“预测”能力并非天生的超能力，而是在生活、工作中形成的提前准备和整理的习惯。

 

　　与面对突然出差时的淡定类似，在平日的工作和商务活动中，王森的表现也是轻松自如。“今天要到某公司谈业务，你把相关资料都带上吧，包括项目方案、框架协议、公司宣传册、U盘……对了，天气预报说今天傍晚市区东南部有雨，把伞也带上吧。”出门前，王森不忘叮嘱同去的同事。

 

　　这样的周到考虑与充分准备，得益于整理的思维和习惯。每到一个地方，每开始一项工作，每一次与人交谈，都要提前做好充分的准备。而与我们商务人士形影不离的公文包，就是一个非常重要的“百宝箱”。我们既要带齐所需的资料，又要使其最小化、最简化，并保持整洁。

 

　　善于整理的人总是轻松地带上一个轻便的公文包，里面的物品齐全，而往往只带一两本资料；不善于整理的人，可能带了好几本资料，但有的资料在需要时却找不出来。

 

　　和出差的准备一样，我们需要把每天的工作都当成出差，并以此每天整理你的公文包。这可能只花不到一分钟的时间，但是能够在减轻负担的前提下，使你做好每天工作的资料准备。

 

　　公文包整理的第一大原则，就是不要把与工作无关的东西放进去。

 

　　所以，我们要定期清理公文包和钱包，取出一些非必需品的东西，比如出租车票、一些硬币、没有喝完的矿泉水、购物小票等，这些物件会在不经意间在我们的公文包里聚集，直到你有一天突然发现，包里全是这样的物件。除了公文包之外，我们的衣服口袋也要定期清理。我的衣服口袋里几乎不放任何东西，因为这很容易就会因为忘了取出而被放进洗衣机。总之，一切必要之物，都放置于公文包中。

 

　　而对于公文包中的必须携带的东西，我都会在前一天完全地准备好。比如签字笔、银行卡、工作证、纸巾、小笔记本、名片夹、手机备用电池等。

 

　　每个周末，都要检查一次公文包，看看是否有不会再使用的东西，一律清出来。同时，根据当前的使用需要，优化包里面的摆放格局：常用的物件放到比较容易打开的夹中，最重要的是使里面摆放的物品一目了然，确保自己对每一件物品的存放地方都熟悉，做到能在“第一时间”找到。

 

　　这样，你的商务活动就会变得更加轻松自如，谈判也会显得更加自信。你的整理使你更有条理、更从容地面对工作和生活。