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　　连载四  列出时间轴，量化每一步

 

　　空间的整理比较好理解，那么时间的整理该如何开始呢？

 

　　时间整理的第一步，就是把时间量化，并以可视化的形式表现出来。当前市面的各种日志、日程表软件，其实就是将时间量化并进行管理的工具。

 

　　利用这些工具，我们可以检查我们的时间利用情况（主要是看浪费情况），并调整工作方式或改善时间的管理，提高时间的利用率。

 

　　工具不能替代观念

 

　　当然，时代在进步，我刚工作时使用的在本子上画格子的方式估计已经没有人在用了，现在不但有各种工具，连手机也有这样的功能和工具，而且，手机和电脑还能同步，通过这些工具，我们不用再担心重要的工作会被忘记，或者无法把控其中的重要节点了。

 

　　不过，工具归工具，理念归理念，习惯归习惯。我同样可以举反例：现在工具更方便了，但是我们现代人对时间的利用，并不见得比此前的人们好多少。这说明什么问题呢？

 

　　所以，我更愿从基础说起-什么是时间的整理。和空间的整理一样，时间的整理就是把我们的时间分类，然后安排进相适应的内容。

 

　　好了，为了更形象说明这个问题，我们先来做一项简单的工作：列出时间轴。

 

　　就像日程表里的格式一样，我们把一天、一周、一个月的时间画成一个线段，然后分区，然后为各个分区命名、写备注……聪明的读者，你应该明白这是怎样一个过程了吧。

 

　　那么接下来呢？通过上面的过程，我们的时间已经量化，并且一目了然，可以以图形的方式来计划和安排了。

 

　　时间的可视化管理

 

　　时间整理术就是在这个基础上，进行针对时间的可视化管理。

 

　　比如，我们可以把某一天的上午9：00-10：00，以及下午的14：00-15：00统一命名为“关键时间”，可以安排一些会议或者报告写作的工作；当然，我们也可以根据自己的实际情况安排其他的工作。我这样举例的目的，就是告诉你，任意的时间段都可以这样方便地量化、分类并重新分割和组合使用。

 

　　这是时间整理的基础，建立了这样的模型后，我们再来看时间是如何被利用以及如何被浪费的。

 

　　首先，利用日程表记录下你一天的工作内容，仅需尝试一天，你会立即对你的时间到底去了哪里有了不可思议的洞察。一天结束后，把这些时间段分类记录到综合类别中，然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底，可以持续做上一周，再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。

 

　　于是，你可能会惊讶地发现，你花在那些自认为是实质性工作的活动上的时间只占了工作总时间的一小部分。我第一次这样做时，发现我一周在办公室花费了约60个小时，却只完成了15个小时的实质性工作。

 

　　另外45个小时到哪去了？我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失-过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美，以及通读新闻、就餐时间过长、被其实可预防的干扰打断等。

 

　　这一结果令我感觉很不可思议，从那时起，我就开始研究如何提高时间的利用率，因为我深知，时间是我们最宝贵的资源。

 

　　坚持养成时间整理的习惯

 

　　工具终归是工具，其本身不能使人提高效率，其作用就是让你更真实地了解时间的利用状况，并通过工具来调整时间的使用方式。这终归是观念和习惯在起作用。

 

　　使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过，日程表必须定期使用，才能产生这些优势。通过日程表的记录和检查，我开始减少在事务性工作环节中所浪费的时间。又经过一段时间的努力，我的工作效率提高了80%，而同时我的工作状态反而变得更轻松自如。现在，每天晚上，我还能空出时间来阅读以及整理稿子。

 

　　列出时间轴，是量化时间的第一步。通过把时间分段、归类并可视化管理，我们可以更形象地认知时间的构成和利用状况，这样，时间也可以像空间一样被便捷地整理。